Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen von Sandra Singer – Virtuelle Assistenz

1.Teil
Geltungsbereich und Anwendbares Recht

1 Geltungsbereich

(1) Die nachstehenden allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Rechtsgeschäfte gegenüber Unternehmern mit

Sandra Singer – Virtuelle Assistenz

i. V. Frau Sandra Singer

Jägerkampstraße 19

83059 Kolbermoor

nachstehend „ich“ genannt. Die Rechtsgeschäfte können telefonisch, per Messenger, per E-Mail, im Erstgespräch über Zoom oder über die Website zustande kommen.

(2) Die für den Vertragsschluss zur Verfügung stehende Sprache ist ausschließlich deutsch. Übersetzungen in andere Sprachen dienen ausschließlich Ihrer Information. Der deutsche Text hat Vorrang bei eventuellen Unterschieden im Sprachgebrauch.

(3) Es gelten ausschließlich diese AGB. Entgegenstehende oder von diesen AGB abweichende Bedingungen, die Sie verwenden, werden von mir nicht anerkannt, es sei denn, dass ich ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich oder in Textform zugestimmt habe.

(4) Neben diesen AGB schließe ich in den Fällen, in denen ich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 EU-DSGVO tätig werde, einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab. Dieser Vertrag regelt die Besonderheiten der Auftragsverarbeitung abschließend.

(5) Zudem schließe ich in einigen Fällen noch einen VA-Vertrag mit Ihnen ab.

2 Anwendbares Recht und Verbraucherschutzvorschriften

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss internationalen Privatrechts und des in Deutschland geltenden UN-Kaufrechts, wenn

du als Unternehmer meine Leistungen buchst,
du deinen gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland hast, oder
dein gewöhnlicher Aufenthalt in einem Staat ist, der nicht Mitglied der Europäischen Union ist.

(2) Unternehmer ist jede natürliche oder juristische Person oder eine rechtsfähige Personengesellschaft, die bei Abschluss eines Rechtsgeschäfts in Ausübung ihrer selbständigen beruflichen oder gewerblichen Tätigkeit handelt.

(3) Es gilt die jeweils zum Zeitpunkt der Buchung gültige Fassung dieser AGB.

(4) Es gelten die Preise zum Zeitpunkt der Buchung.

2.Teil
Zustandekommen des Vertrages, Zahlungsmodalitäten, Laufzeit des Vertrages

3 Leistungsgegenstand

(1) Gegenstand des Vertrages können die folgenden Dienstleistungen sein

(wobei die Auflistung nicht abschließend ist):

Backoffice:

Buchhaltung
Belegerfassung
Rechnungserstellung
Recherche
Datenerfassung
Telefonservice
E-Mail Management
Customer Support
Terminmanagement
Korrespondenz
Texterstellung und Textverarbeitung
Transkription
Lektorat

Travel-Management:

Routenplanung
Recherche und Preisvergleich für Hotels, Flüge, Ferienwohnungen, Mietwägen etc.
Buchung

Kanzlei-Management:

Mandatsbearbeitung
Fristenkontrolle und -überwachung
Rechnungsstellung und Mahnwesen
Korrespondenz
Termin- und Aktenverwaltung
Schriftsätze erstellen
Wiedervorlagen bearbeiten

(2) Die Einzelheiten des jeweiligen Auftrages werden durch mein gesondertes Angebot / VA-Vertrag bzw. Ihren Anforderungen festgelegt. Dieses kann auch telefonisch erfolgen und sollte dann noch einmal in Textform (E-Mail) aufgenommen werden.

(3) Die Rechnung für meine Dienstleistungen erhalten Sie am Ende des Monats. Diese ist sofort nach Erhalt zur Zahlung fällig.

(4) Ich behalte mir das Recht vor, bei wiederholter verspäteter Zahlung die weitere Erbringung meiner Dienstleistungen einzustellen und gegebenenfalls rechtliche Schritte einzuleiten.

4 Details der Leistungserbringung

(1) Ich erbringe die Leistungen auf selbständiger Basis und trete nicht in ein Arbeitsverhältnis bei dir ein.

(2) Ich werde nicht in Ihre unternehmerischen Abläufe integriert. Auf Ihre unternehmerischen Belange nehme ich jedoch Rücksicht.

(3) Ich führe meine Tätigkeiten weisungsfrei und zeitlich nicht gebunden aus.

(4) Die zu erbringende Leistung wird in meinem Homeoffice erbracht.

5 Preise, Zahlungsbedingungen und Fälligkeiten

(1) Die vereinbarten Preise verstehen sich gegenüber Unternehmerkunden jeweils zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Ich vereinbare mit Ihnen ein festes Stundenpaket pro Monat zu einem festen Stundenkurs. Die erbrachten Stunden halte ich fest und stelle Ihnen die Stundenübersicht mit der Rechnung zur Verfügung.

(3) Die Rechnung wird grundsätzlich per E-Mail in Form eines PDF-Dokuments an Sie versandt. Der Rechnungsbetrag ist mit Zugang der Rechnung sofort zur Zahlung fällig.

(4) Es fallen für verspätete Zahlungen Zinsen in gesetzlicher Höhe sowie Kosten für zweckentsprechende Mahnungen an. Bei nicht erfolgreichem internen Mahnwesen kann ich die offene Forderung zur Beitreibung an einen Rechtsanwalt übergeben. In diesem Fall werden dir Kosten für die Inanspruchnahme der anwaltlichen Vertretung entstehen.

(5) Sie sind nicht berechtigt, gegenüber Zahlungsansprüchen von mir ein Zurückbehaltungsrecht geltend zu machen oder aufzurechnen; es sei denn, es handelt sich um unstreitige oder titulierte Gegenforderungen.

(6) Sollten Sie in Zahlungsverzug geraten oder sonst in Verzug, bin ich berechtigt, die Leistung zu verweigern, bis alle fälligen Zahlungen geleistet sind. Ich bin weiterhin berechtigt, Leistungen zurückzuhalten, zu unterbrechen, zu verzögern oder vollständig einzustellen, ohne zum Ersatz eines etwa entstehenden Schadens verpflichtet zu sein. Diese Rechte gelten unbeschadet sonstiger vertraglich vereinbarter oder gesetzlicher Rechte und Ansprüche von mir.

6 Zustandekommen des Vertrages

6.1 Buchung meiner Dienstleistungen

(1) Grundlage der Vertragsbeziehung ist das jeweils von mir vorgelegte Angebot einschließlich zugehöriger Leistungsbeschreibungen. Das Angebot basiert auf den Angaben, die Sie im Erstgespräch mit mir gemacht haben.

(2) In dem Angebot ist mein Honorar dargestellt. Das Angebot gilt, soweit darin keine abweichende Frist angegeben ist, für einen Zeitraum von 7 Tagen ab Zugang des Angebots bei Ihnen.

(3) Mit Annahme des Angebots akzeptieren Sie die darin enthaltenen Konditionen und die Geltung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Die Annahme muss per E-Mail erfolgen.

6.2 Für Buchungen, die per E-Mail erfolgen, gilt Folgendes:

(1) Bei einer Zusammenarbeit bildet das vorbereitende Erstgespräch zwischen Ihnen und mir die Grundlage für die Dienstleistung. Sie nehmen Kontakt mit mir per E-Mail oder telefonisch auf bzw. buchen Ihr kostenloses Erstgespräch über meinen Terminkalender auf meiner Website.

(2) Das Erstgespräch dauert max. 30 Minuten und findet telefonisch oder per Zoom statt.

(3) Möchten Sie einen Termin über meinen Terminkalender auf meiner Website buchen, dann klicken Sie auf den Button: „Online-Termin buchen“. Sie finden den Button im unteren Bereich meiner Website. Ich nutze hierfür den Anbieter calendly.com.

Es öffnet sich eine Seite, auf der Ihnen mögliche Termine angezeigt werden. Sie werden gebeten Vor- und Nachname sowie eine E-Mail-Adresse anzugeben. Diese Angaben werden selbstverständlich nur für die Vorbereitung des Zoom-Meetings genutzt. Kommt kein Vertrag mit Ihnen zustande, lösche ich diese Daten umgehend. Sobald Sie den Termin gebucht haben, bekommen Sie automatisch Terminbestätigung.

(4) Nach unserem Erstgespräch schicke ich Ihnen mein Angebot noch einmal in Textform zu. Sobald ich von Ihnen eine Bestätigung erhalten habe, ist der Vertrag zwischen uns zustande gekommen.

(5) Als Zahlungsmöglichkeiten stehen Ihnen die Zahlung per Überweisung zur Verfügung. Sie erhalten von mir Ende des Monats eine Rechnung per E-Mail. Der Rechnungsbetrag ist sofort fällig.

(6) IBAN sowie BIC befinden sich auf der Rechnung.

7. Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Die Vertragslaufzeit wird auf unbestimmte Dauer geschlossen bzw. richtet sich nach dem jeweiligen Angebot.

(2) Das Vertragsverhältnis kann mit einer Frist von zwei Wochen jederzeit gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt hiervon unberührt. Jede Kündigung bedarf zur Wirksamkeit der Schriftform.

(3) Da ich Kundendaten von Ihnen verarbeite, bin ich ein Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Wir haben dazu einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

In diesem Vertrag gibt es ein besonderes Kündigungsrecht - dieses gilt entsprechend für das Hauptvertragsverhältnis.

Mit der Beendigung des Auftragsverarbeitungsvertrages durch mich geht auch die Beendigung des Hauptvertragsverhältnisses einher.

3.Teil
Rechte und Pflichten des Kunden

9 Formate von digitalen Daten

(1) Lieferungen von Dateien an Sie, erfolgen in folgenden Formaten:

Texte (z.B. scanbare Druckseiten, Word-Dokumente, .rtf) als PDF-Dateien
Bilder, Grafiken (inkl. Logos, ggf. Buttons) (zB. .png, .jpg, .gif, scanbare Fotoabzüge)
Videos: (z.B. YouTube-Link, HTML5, windows media, MPG)

10 Nutzungsrechte, Bildrechte Dritter

(1) Ich räume Ihnen hiermit jeweils mit dem Zeitpunkt der Erstellung zeitlich und räumlich unbegrenzt das alleinige Nutzungsrecht an den im Rahmen oder anlässlich dieses Vertrages erstellten Dokumenten, PDFs, Texten etc. ein – soweit ich selbst befugt bin, derartige Unterlizenzen zu erteilen.

(2) Das Nutzungsrecht ist räumlich, zeitlich und inhaltlich unbegrenzt und umfasst das Recht zu kommerzieller und nicht kommerzieller Nutzung einschließlich aller gegenwärtig unbekannten, aber zukünftig bekannten Formen der Nutzung.

11 Subunternehmer

Ich werde ohne Ihre vorherige Zustimmung den Auftrag oder Teile hiervon nicht an Dritte übertragen.

12 Erhebung, Speicherung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

(1) Zur Durchführung und Abwicklung einer Buchung benötige ich von Ihnen die folgenden Daten:

Vor- und Nachname
Adresse
E-Mail-Adresse
Firmenname und USt-ID Nr.

(2) Bei kostenpflichtigen Leistungen müssen die Angaben zum Namen, insbesondere zum Unternehmensnamen, korrekt sein. Gleiches gilt für die Anschrift. Die Rechnungen werden auf Basis dieser Angaben erstellt. Sollten hier Korrekturen erforderlich werden, kann dies zu Mehraufwand führen, den ich in angemessener Höhe berechnen werde.

(3) Bei einer Änderung der persönlichen Angaben, vor allem bei einem Wechsel der E-Mail-Adresse, teilen Sie dies bitte per E-Mail an info@sandrasinger-va.de mit.

4.Teil
Verschwiegenheit und Haftungsregelungen

13 Datenschutz und Vertraulichkeit

(1) Sie stellen mir zur Erfüllung der Leistungen, wie z.B. Kundensupport, entsprechende Log-In Daten bereit. Ich gebe diese Daten nicht weiter und sorge – im Rahmen des Zumutbaren – dafür, dass die Daten anderen nicht zugänglich sind.

(2) Zudem haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und eine Geheimhaltungsvereinbarung geschlossen.

(2) Wir werden über alle als vertraulich zu behandelnden Informationen, die uns jeweils im Rahmen des Vertragsverhältnisses zur Kenntnis gelangen, Stillschweigen bewahren und diese nur im vorher schriftlich hergestellten Einvernehmen mit dem jeweils anderen Dritten gegenüber verwenden.

14 Verschwiegenheit beider Parteien

Ich verpflichte mich, während der Dauer und auch nach Beendigung der Zusammenarbeit, über alle vertraulichen Informationen von Ihnen Stillschweigen zu bewahren. Wir haben dazu eine gesonderte Verschwiegenheitserklärung abgeschlossen.

15 Know-how-Schutz und Geheimhaltung

(1) Ich bin mir der Tatsache bewusst, dass alle Informationen, die ich während der Zusammenarbeit mit Ihnen (von Ihnen entwickelte Ideen, Konzepte und Betriebserfahrungen (Know-how)) und die aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder der Natur der Sache nach geheim zu halten sind, dem Geschäftsgeheimnis unterliegen. Aus diesem Grunde verpflichte ich mich, das Geschäftsgeheimnis zu wahren und über die vorgenannten Informationen Stillschweigen zu wahren.

(2) Die Verpflichtung zur Geheimhaltung wirkt über das Ende unserer Zusammenarbeit hinaus.

(3) Nicht von der Geheimhaltung betroffen sind folgende Informationen, die

bereits vor der Vertraulichkeitsverpflichtung bekannt waren,
die unabhängig von mir entwickelt wurden,
bei Informationsempfang öffentlich zugänglich waren oder sind oder anschließend ohne Verschulden meinerseits öffentlich zugänglich wurden.

(4) Für jede Verletzung der Geheimhaltungspflicht wird eine angemessene Vertragsstrafe fällig.

16 Haftungsbeschränkung

(1) Ich hafte für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Ferner hafte ich für die fahrlässige Verletzung von Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht, deren Verletzung die Erreichung des Vertragszwecks gefährdet und auf deren Einhaltung du regelmäßig vertrauen darfst. Im letztgenannten Fall hafte ich jedoch nur für den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden. Ich hafte nicht für die leicht fahrlässige Verletzung anderer als der in den vorstehenden Sätzen genannten Pflichten.

Die vorstehenden Haftungsausschlüsse gelten nicht bei Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

(2) Die Datenkommunikation über das Internet kann nach dem derzeitigen Stand der Technik nicht fehlerfrei und/oder jederzeit verfügbar gewährleistet werden. Ich hafte insoweit nicht für die ständige und ununterbrochene Verfügbarkeit meines Dienstleistungsangebots.

(3) Sämtliche genannten Haftungsbeschränkungen gelten ebenso für etwaige Erfüllungsgehilfen.

17 Höhere Gewalt

(1) Höhere Gewalt liegt vor, wenn ein von außen kommendes, keinen betrieblichen Zusammenhang aufweisendes, auch durch äußerste, vernünftigerweise zu erwartende Sorgfalt nicht abwendbares Ereignis vorliegt. Höhere Gewalt ist anzunehmen bei Naturkatastrophen (Überschwemmungen, Erdbeben, Naturkatastrophen, Sturm, Hurrikan, Feuer, bei politischen Ereignissen (Kriege, Bürgerkriege), sowie anderen Ereignisse, wie Seuchen, Pandemien, Epidemien, Krankheiten und Quarantäne-Anordnungen durch Behörden, Länder und Staaten.

Die Aufzählungen sind nicht abschließend, auch vergleichbare Ereignisse wie die unter Absatz 1 genannten, fallen unter den Begriff der höheren Gewalt.

(2) Die Partei, die zunächst von dem Ereignis erfährt, informiert die andere Partei zeitnah.

(3) Im Falle einer höheren Gewalt im Sinne von Absatz 1 sind wir uns einig, dass zunächst für die Dauer der Behinderung die Vertragsleistungen ausgesetzt werden. D.h. die Leistungen beider Parteien werden vorerst eingestellt. Bereits im Vorfeld gezahlte Honorare für Dienstleistungen verbleiben für diese Zeit bei mir. Müssten durch Sie noch Zahlungen geleistet werden, so sind die Zahlungen für bereits erbrachte Leistungen noch von Ihnen zu erbringen. Für noch nicht geleistete Dienstleistungen können

Sie die Zahlung für den Zeitraum der Vertragsaussetzung pausieren. Nach Beendigung des unvorhersehbaren Ereignisses, wird der Vertrag wieder aufgenommen.

Weitergehende mögliche Schäden trägt jede Partei für sich.

(4) Dauert das Ereignis länger als 6 Monate, sind wir beide berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von 4 Wochen zum Monatsende in Textform zu kündigen.

Die bereits durch mich erbrachten Leistungen sind von Ihnen zu entrichten. Vorab bezahlte Honorare sind von mir zu erstatten.

(5) Für den Fall, dass das Ereignis länger als 12 Monate andauert, wird der Vertrag aufgelöst. Es wird dann eine Endabrechnung durch mich erstellt. In dieser Abrechnung werden die Leistungen von mir und Ihre geleisteten Zahlungen aufgelistet. Für den Fall, dass Sie noch Zahlungen für bereits erbrachte Leistungen erbringen müssen, müssen diese innerhalb von 14 Tagen nach Endabrechnungserhalt gezahlt werden.

(6) Sollte es zu Ihren Gunsten eine Gutschrift geben, wird Ihnen diese innerhalb von 14 Tagen nach Versand der Endabrechnung ausgezahlt. Die Endabrechnung kann als PDF-Anhang per E-Mail versandt werden Weitergehende Ansprüche aufgrund der höheren Gewalt sind ausgeschlossen. Jede Partei trägt die für sich entstandenen Schäden selbst.

5.Teil
Schlussbestimmungen und Gerichtsstand

18 Änderung dieser AGB

Diese AGB können geändert werden, wenn ein sachlicher Grund für die Änderung vorliegt. Das können beispielsweise Gesetzesänderungen, Anpassung meiner Angebote, Änderungen der Rechtsprechung oder eine Veränderung der wirtschaftlichen Verhältnisse sein. Bei wesentlichen Änderungen, die Sie betreffen, informiere ich Sie rechtzeitig über die geplanten Änderungen. Sie haben nach der Information ein 14-tägiges Widerrufsrecht. Nach Ablauf dieser Frist, sind diese neuen Regelungen wirksamer Vertragsbestandteil geworden.

29 Schlussbestimmungen
(1) Die hier verfassten Geschäftsbedingungen sind vollständig und abschließend. Änderungen und Ergänzungen dieser Geschäftsbedingungen sollten, um Unklarheiten oder Streit zwischen den Parteien über den jeweils vereinbarten Vertragsinhalt zu vermeiden, schriftlich gefasst werden – wobei E-Mail (Textform) ausreichend ist.

(2) Für Kaufleute i.S.d. HGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist der Gerichtsstand der Sitz von Sandra Singer – Virtuelle Assistenz.

(3) Ich weise Sie darauf hin, dass Sie neben dem ordentlichen Rechtsweg auch die Möglichkeit einer außergerichtlichen Beilegung von Streitigkeiten gemäß Verordnung (EU) Nr. 524/2013 zur Verfügung steht. Einzelheiten dazu finden Sie in der Verordnung (EU) Nr. 524/2013 und unter der Internetadresse: http://ec.europa.eu/consumers/odr

Ich nehme nicht an dem Streitbeilegungsverfahren teil.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein oder werden, so wird hierdurch der Vertrag im Übrigen nicht berührt. Der in der Regelung vereinbarte Leistungsumfang ist dann in dem rechtlich zulässigen Maß anzupassen.

Stand März 2024